Aus Feedback wird Qualität: Qualitäts­management in OpenOlat

Vom Report zum Gesamtbild

Meist geht nach einem Kurs eine Umfrage raus, die Antworten landen in einem Report, und dabei bleibt es. Doch in Rückmeldungen steckt viel mehr: Sie zeigen, wie sich ein Lehrgang über die Jahre entwickelt, wie Betreuung und Infrastruktur ankommen und wie Partner die Organisation erleben.

Sichtbar wird das, sobald Befragungen vergleichbar aufgebaut sind und gemeinsam ausgewertet werden. Dann entsteht aus vielen einzelnen Momentaufnahmen ein Bild, das Entwicklungen zeigt und Entscheidungen trägt.

Warum sich systematisches Qualitätsmanagement lohnt

Vergleichbare Daten wirken an mehreren Stellen zugleich:

• Entwicklungen früh erkennen: Ein Modul, das über drei Jahrgänge an Zustimmung verliert, fällt auf, lange bevor es sich in den Anmeldezahlen zeigt.
• Gespräche auf Fakten stützen: Eine neue Kursleitung sieht schwarz auf weiss, wie sie sich entwickelt hat. Erfahrene Dozierende erhalten gezielte Rückmeldungen zu ihren Inhalten.
• Qualität nachweisen: Zertifizierungsstellen, Auftraggeber und Trägerschaften erwarten belegte Qualitätsprozesse. Kennzahlen, die jederzeit als Excel oder PDF bereitstehen, erleichtern jedes Audit.
• Mittel gezielt einsetzen: Die Auswertungen zeigen, wo Investitionen in Inhalte, Betreuung oder Infrastruktur am meisten bewirken.

Was gutes Qualitätsmanagement ausmacht

Am Anfang steht ein durchdachtes Formular. Dabei gilt: Ein Formular ergibt eine Analyse. Wenige Standard-Fragebögen, die für viele Kurse passen, halten die Ergebnisse vergleichbar, ob es um den Unterricht, einen ganzen Lehrgang, die Organisation oder die Räume und Services vor Ort geht. Jede Frage dient einem klaren Ziel. Rubrikfragen liefern direkt vergleichbare Werte, Freitextfelder ergänzen sie mit Stimmen aus dem Kurs.

Ebenso wichtig ist ein verlässlicher Ablauf: Wenn Befragungen automatisch zum richtigen Zeitpunkt starten und Erinnerungen von selbst an alle gehen, die noch antworten möchten, entsteht mit der Zeit eine solide Datenbasis. Bewährt hat sich zudem, die letzten Minuten des Unterrichts für das Feedback einzuplanen, denn so steigt der Rücklauf spürbar.

Drei Wege zur Datenerhebung in OpenOlat

Je nach Ziel bietet OpenOlat drei Wege, Feedback einzuholen:

• Umfrage im Kurs: Der Kursbaustein «Umfrage» liefert einen Report für genau diesen Kurs, ideal für einen schnellen Eindruck.
• Ad-hoc-Datenerhebung: Im Qualitätsmanagement-Modul von Hand gestartet, für einen oder mehrere Kurse, einen Lehrgang oder Themen wie die Infrastruktur.
• Datenerhebungsgenerator: Erhebungen entstehen automatisch nach festgelegten Regeln, zum Beispiel für alle Dozierenden eines Lehrgangs, samt Laufzeit und Erinnerungen.

Auch Stimmen von ausserhalb der Plattform lassen sich einholen: Eine Einladung per E-Mail, ein Link oder ein QR-Code genügt, etwa für Praxisbetriebe, Auftraggeber oder die Besucher:innen einer Infoveranstaltung.

Von der Analyse zur Massnahme

Im Analysewerkzeug fliessen alle Erhebungen eines Formulars zusammen. Eine Heatmap lässt sich nach Lehrgang, Modul oder Fach gruppieren, Trends zeigen die Entwicklung über mehrere Jahre. Je sorgfältiger Lehrgänge, Fächer und Lektionen im Course Planner gepflegt sind, desto feiner wird die Auswertung.

Aus den Ergebnissen entstehen Massnahmen, die als To-dos direkt an die Zuständigen gehen. Betreuende Personen erhalten ihre Auswertung auf Wunsch automatisch, Qualitätsverantwortliche behalten alle Abschlussreports im Blick. Die Antworten bleiben anonym, das schafft Vertrauen auf allen Seiten.

Der Einstieg

Das Qualitätsmanagement-Modul lässt sich in OpenOlat als optionales Modul freischalten. Für den Start empfiehlt sich ein Einführungsworkshop mit frentix: Gemeinsam klären wir, was befragt werden soll, wie die Fragebögen aufgebaut sind und welche Datengrundlage bereits vorhanden ist, etwa aus dem Course Planner oder einer angebundenen Kursverwaltung. Unser QM-Experte Samet [Nachname] begleitet diesen Prozess vom ersten Fragebogen bis zur automatisierten Datenerhebung.

Weiterführende Informationen zum Qualitätsmanagement bietet das OpenOlat-Handbuch.